英語のメールや手紙の宛名の書き方と敬称の付け方

英語でメールのやりとりをする際、宛名の書き方や敬称の付け方に悩んだことはありませんか？

親しい友人に送る場合、相手の性別や名前がわからない場合、部署や役職名など個人名宛ではない場合などいろんなシチュエーションがありますが、書き方のパターンはある程度決まっているため慣れてしまえば簡単です。

そこで今回は、書き方がわからない方、どの敬称をつけたらいいのか迷ってしまうという方のために、ビジネス用とプライベート用の両方のシチュエーションの書き方をそれぞれまとめてみました。

フォーマルな書き方

取引先・上司・目上の人・面識のない相手
Dear Mr. 姓, / Dear Ms. 姓

最もフォーマルでビジネスレターで使用される頻度が高い書き方です。女性の敬称は "Mrs.（既婚女性）" と "Miss（独身女性）" もありますが、ビジネスシーンでは未婚既婚を問わない "Ms." が使われるのが一般的（夫妻宛の場合は除く）です。

複数人宛の場合は "and" で繋いで連名にして書きます。

何度かやり取りのある取引先・面識のある相手
Dear 名前,

敬称付き名字の書き方より少しカジュアルな書き方で、フォーマルながらも親しみを感じる書き方になります。何度かやりとりしたことのある取引先の相手や、面識のある相手に使います。

また、親しい間柄の友人に日本語で「〇〇様」とつけるのと同じ感覚で "Dear" を使う場合もあります。

性別がわからない取引先・面識のない相手
Dear 姓名（フルネーム）,

英語には男女両方に使われる名前が多数あります。憶測で "Mr./Ms." の敬称をつけるわけにはいかないので "Dear + フルネーム" で書くのが一般的です。また外国名で性別不明の場合にもよく使われます。

相手の名前・性別が不明な場合 / 肩書き・部署宛
Dear 部署名 / 役職名 / チーム名, / 組織名

相手の名前が不明な場合は、相手の肩書きや部署名など、わかる範囲で具体的に書くようにしましょう。日本語で言う「御中」や「〇〇各位」の場合も "Dear" を使います。

相手の名前・性別・肩書きなどが不明な場合
Dear Sir or Madam,

日本語で言う「関係者各位」「御担当者殿」にあたり、会社や組織宛ての場合や不特定の相手宛の場合の書き方です。 "To Whom It May Concern," が使われることもあります。

インフォーマルな書き方

親しい友人・家族・同僚宛
Hello 名前, / Hi 名前, / 名前のみ,

"Hi" と名前のみが最もカジュアルな書き方です。"Hello" は "Dear" と "Hi" の中間に当たります。家族、親しい友人や職場の同僚やにはこれらの書き方が一般的ですが、面識のない取引先や上司に使うのは避けたほうがいいでしょう。ただし、社風が割と自由な場合は上司に対して "Hello" を使う場合もあるので、臨機応変に対応しましょう。

複数の相手宛の場合は以下のように書くことができます。

相手の名前がわかる場合は連名にして書きましょう。３名以上の場合は "and" は最後の2名の間にのみに入れ、その他はコンマで区切ります。

家族宛の場合も連名にしてそれぞれの個人名を書くのが好まれますが、人数が多すぎる場合は "夫の名前, 妻の名前 and Family," のような書き方もできます。

グループ宛てなど、メンバー全員に場合は "all" や "everyone" を使うことができます。 "everyone" の方がよりカジュアルな印象です。

いかがでしたか？パターンさえ覚えてしまえばもうメールの宛名で悩むことはありませんね。ただし、相手との関係性が変化すれば書き方や敬称の有無も変わってきます。そんな場合は臨機応変に対応していきましょう。